من أدوات القرار 2- Delphi method

طريقة دلفي Delphi method

طريقة لاتخاذ القرار في المجموعات ، هي في الأساس طريقة للتواصل تنظم عرض الآراء وترتب هذه العملية  بشكل يضمن أن يعبر كل عضو في المجموعة عن رأيه أو رأيها وفي نفس الوقت يأخذ فكرة عن  وجهات نظر الآخرين وآراءهم بدقة، تكمن  أهمية هذه الطريقة في  أنها لا تسمح لأمور مثل البلاغة في الخطاب أو الشهرة أو المكانة أن تؤثر على آراء الأعضاء الذين اجتمعوا لإيجاد حل حقيقي وواقعي وفعال للمشكلة التي يناقشونها

الطريقة  مصممة لتجعل الحوار يركز على المضمون ولا  يكون فيه مجال للدعاية والتأثير الذي يمارسه البعض نظراً لقدراتهم الخاصة أو لطبيعة عملهم أو لأنهم متمرسون في الحوار أو ناشطون اجتماعياً.

طريقة سهلة منظمة ومنهجية للتواصل تتوفر فيها المرونة وخطواتها قليلة  ، وتحظى بالقبول غالباً لأن مسارها مصمم من البداية وجميع الأعضاء يعرفون الخطوة القادمة.

من المهم معرفة أن هذه الطريقة  ليست وسيلة للحصول على الإجماع في الآراء ولا تسعى إلى ذلك ولكن الهدف الرئيسي منها هو التأكد من أن كل الأفكار والحلول التي قام الأعضاء بتقديمها  قد وصلت للجميع وأن كل عضو أعطي فرصته في التعليق على كل فكرة وإبداء رأيه الخاص فيها.

كيفية تطبيقها

أولاً  يتم اختيار منسق أو أكثر للقيام بتطبيق العملية ، يقوم المنسق الذي يتولى إجراء العملية بتحديد الموضوع الذي يراد معرفة آراء المجموعة فيه بشكل واضح للجميع ، من المهم أن يتم الاتفاق على أن هذا هو بالضبط  الهدف الذي يدور حوله النقاش ويفضل أن تتم صياغته في سؤال واضح يمكن إذا استطعنا  الإجابة عليه أن  نحدد موقفنا أو نبدأ بتنفيذ  الخطوات العملية .

أحياناً يكون هناك أكثر من سؤال نريد الخروج بإجابة لكل واحد منها، هنا يستحسن لغرض التنظيم أن يتم الانتهاء من كل سؤال  ثم الانتقال للذي يليه.

بعد ذلك يقوم المنسق بالتواصل مع كل عضو على حدة ويأخذ إجابته ورأيه للحل ولماذا يرى أن هدا الرأي أفضل ، بعد ذلك يقوم المنسق بتلخيص رأي هذا العضو بكلمات أخرى ويراجعه مع نفس العضو  ليتأكد أنه فهم بالفعل مايريد وأن هذا هو ماكان يقصده العضو بالضبط.

بعد ذلك يكرر العملية مع جميع الأعضاء دون أن يخبر أحداً برأي وإفادة الآخر وبذلك تتم الجولة الأولى.

بعد ذلك يقوم بتلخيص الآراء وترتيب الآراء المختلفة  وتقديمها في شكل موجز يشمل كل الآراء التي تم التوصل لها.

الخطوة التالية هي أن يقوم المنسق بأخذ هذا الموجز ويسأل كل عضو عن رأيه في كل من الآراء الأخرى وإيجابيات وسلبيات كل رأي ويدونها بكل أمانة  (دون أن يشجع على رأي أو يبدي تعاطفه مع فكرة معينة) وبالطبع بدون أن يذكر اسم أي عضو ولا يكشف  من هو صاحب فكرة ما ولا عدد الذين يؤيدونها.

بعد هذه الجولة تتم مراجعة الآراء وتضاف التعليقات ويتم اعادة الموجز  لجولة أخرى مرة واحدة أو أكثر حسب ما تم الاتفاق عليه مسبقاً ومن ثم بكتب الملخص النهائي.

الملخص النهائي يمكن أن يتم بعده التصويت أو يسلم لمن بيده الصلاحية لاتخاذ القرار أو إلى لجنة من داخل أو خارج المجموعة اتفقوا على  أن تكون هي المسؤولة عن  حسم هذه الأمور أو التنفيذ أو تصميم الحل الأفضل الذي يراعي جميع المصالح  أو أهمها حسب الإمكان .

مبدأ الطريقة وأهميتها

طريقة دلفي تقوم على مبدأ مهم وهو أن أحكام الجماعة بشكل عام هي أكثر دقة من أحكام الفرد خاصة إذا كانوا أصحاب مصلحة في الموضوع الذي يتم النقاش فيه  ويتأثرون بالمشكلة التي يتم البحث عن حل لها.

وتقوم أيضا على مبدأ آخر أكثر أهمية وهو أن توقعات وقرارات  المجموعات المنظمة هي أكثر دقة من المجموعات غير المنظمة لذلك استخدمت هذه الطريقة لتنظيم الإفادات وأخذ الآراء بتسلسل وبأسلوب يمنع المقاطعة والتأثر بالآراء الأخرى ذات الشعبية أو التأييد.

الناس عموماً يميلون إلى التمسك بآرائهم السابقة وإلى التوافق مع الآخرين أو الميل لآراء الزعماء والمشاهير  لذلك فإن القرار السليم يتطلب تحييد هذه الأمور ومنعها من التحكم في القرار أو تقليل ذلك إلى أقل حد ممكن.

يمكن لطريقة دلفي أن توفر الوقت المهدر  في الاجتماعات غير الضرورية حتى وإن كانت تبدو أنها طويلة وفيها خطوات يعتقد البعض أنها غير ضرورية  ( لذلك يجب الحذر من تغيير المعايير أو الخطوات بعد البدء في التطبيق )، من المهم التنبه إلى أنه لا يمكن التنبؤ بالتزام الناس بمعايير الحوار، إضافة إلى أن بعض الأعضاء قد يكون من مصلحته بقصد أو بغير قصد أن يؤخر الوصول للنتائج النهائية،  يلاحظ أيضاً أن دقة النتائج في طريقة دلفي تعتمد  بشكل كبير على موضوعية ودقة المنسق ومهاراته وحياديته  لذلك ينبغي الاهتمام بذلك واتخاذ التدابير للتأكد من هذا الجانب وهي كثيرة ومتنوعة يمكن الرجوع إليها والبحث عنها ( يمكن استخدام طريقة دلفي نفسها للخروج بآراء لذلك وهذا يعكس قوة النموذج وتماسك تصميمه ) .

طريقة دلفي تصلح لمجموعة من الأعضاء ممن تجمعهم مصلحة أو يمتلكون قدرا من المعلومات  في موضوع معين تجعلهم قادرين ومؤهلين  للإدلاء برأيهم فيه ، وهي ( عندما نختار استخدامها ) مبنية على أن الحل السليم أو أقرب حل يمكن الوصول إليه  موجود بالفعل  لدى شخص أو أكثر في هذه المجموعة ومهمتنا أن نستخرج هذا الحل بطريقة تجمع ما بين توضيحه وأخذ آراء المجموعة فيه. طريقة دلفي مفيدة أيضاً في بعض الظروف الخاصة مثلاً قد تكون هناك حالات لا يمكن فيها للمجموعة أن تلجأ إلى مصادر للمشورة أو الرأي حتى وإن كانت موجودة لأسباب متنوعة كأن يكون موضوع النقاش متعلقاً بأسرار تجارية أو أفكار غير مؤهلة للنشر لدواعي المنافسة وحماية الخطط المستقبلية أو لتأمين رأس المال الفكري وغير ذلك.

أيضا. من المهم ملاحظة أن طريقة دلفي ليست تصويتا،  فرغم أن كل شخص في المجموعة  يذكر رأيه والأسباب التي تدعم وجهة نظره لكنه ليس ملزما بالاختيار من بين خيارات معروضة كما أن بإمكانه تغيير رأيه أثناء الجولات أو بعدها، فهي نقاش مقسم على خطوات لأجل التنظيم.

 بعض الأعضاء الذين يعتقدون أن آراءهم كاملة سيجدون أنفسهم  مضطرين إلى التفكير فيها و مراجعتها والرد على التساؤلات المجهولة المصدر الموجهة لها مما يتيح لهم التعرف عليها بشكل أفضل دون الشعور بأن هناك من يهاجم آراءهم هم بالذات،  ومن هنا تترك لهم حرية التمسك بآرائهم أو الدفاع عنها أو التراجع عنها ، حيث لا يمكن استخدام البلاغة والبيان لإعطاء حجم أكبر  لفكرة غير عملية ولا تحقق مصالح المجموعة  ولن يتمكن صاحبها من التسويق لها بطرق تعطيها الأفضلية  بالتركيز على السن والخبرة والشهرة والمنصب والإنجازات والشهادات.، وهذا من اهم الدواعي لحجب الأسماء في هده الطريقة حيث لا يكشف من هو صاحب الفكرة ولا تعرف هوية القائلين بها.

 طريقة دلفي على بساطتها  تسهل إدارة الصراعات والخلاف وتتحكم في تفاعلات المشاركين وتصفي وتستبعد ما ليس له علاقة بالموضوع  وتجعل النقاش بعيداً عن التعرض للشخصية سواء بالانتقاد أو المجاملة وكثيرا ما أدت إلى تقليص عدد الحلول المقترحة  فبدلا من أن تكون لدينا عشرة حلول يكون هناك ثلاثة حلول  أكثر فعالية يقتنع الجميع بأنها هي الأقوى والأقرب للنتيجة المرغوبة.

أخيرا طريقة دلفي قد تبدو تهديداً على من يرغب في الاستئثار بالرأي في مجموعة ما أو من له مصلحة في إبقاء أفراد من المجموعة بمنأى عن الحقائق أو تهديد لسلطته داخل المجموعة لذلك قد يكون اقتراحها سبباً في مشاكل جانبية بعيدة في ظاهرها عن الموضوع توجه لمن يقترحون هذه الطريقة للنقاش، ويفضل عند اقتراحها معرفة المزيد عن تجانس المجموعة محل التطبيق ووحدة  أفرادها وتماسكهم والرغبة في الوصول للحقائق.

الكاتب: عباس محمد أحمد

-----------------------------------------

ماجستير إدارة الأعمال Central South University - China

عضو المجلس السعودي للجودة SQC

المنتج الإعلامي و مستشار خدمات قطاع الأعمال

الركائز للخدمات الإعلامية والتسويق

abbas.m@alrakaez.com.sa