العمل عن بعد - 2

العمل عن بعد - 2

كيف يمكن تهيئة منشآت الأعمال لنظام يسمح للموظفين بالعمل عن بعد

الكاتب : عباس محمد أحمد 

 عضو المجلس السعودي للجودة SQC

iam8abbas8@gmail.com

عملية الانتقال إلى العمل عن بعد تكون أسهل بكثير في الأعمال التي يمثل التواصل عن بعد جزءا من طبيعتها، ولكن من الممكن أن تعاد عملية تصميم بعض الوظائف بحيث يتم تحويل جزء منها أو تحويلها بالكامل إلى وظائف تؤدى عن بعد بناء على التقنيات المتاحة والتكنولوجيا المتوفرة.

قد يفاجأ المدير أو المسؤول المختص بأن العديد من الوظائف قد تحولت بالفعل إلى وظائف تؤدى عن بعد في أماكن أخرى من العالم، ومع ذلك فالعديد من المنشآت استبعدت فكرة تحويل  بعض وظائفها إلى العمل عن بعد لاعتبارات عديدة منها أمور تتعلق بنظام العمل، وتفعيل مشاركة الموارد، وأمن ورقابة المعلومات والأسرار التجارية، أيضاً فإن التواصل المباشر بين أفراد الفريق جانب يضع فيه الكثير من المدراء قيمة كبيرة نظراً لأنه الوسيلة الكلاسيكية لنقل الخبرات وتحقيق الانسجام بين فرق العمل وتوزيع المهام واختبار المهارات الفردية للعاملين خاصة الجدد منهم، وبصرف النظر عن الحالات التي تتسم فيها الإدارات بالمركزية الشديدة والرغبة في الرقابة المباشرة على جو العمل فإن أداء الموظفين لأعمالهم من مقر الشركة  حيث المكان مجهز ومخصص لأداء المهمة يدعم الوصول لمستوى أداء مرضٍ وثابت من جودة الخدمة ويقلل من التباين في طريقة الأداء أو التعرض للمؤثرات الخارجية المختلفة كالتوقفات والتعامل مع أوقات الراحة والاستقطاع من وقت العمل. ولذلك فقد يكون من المناسب لبعض الأعمال أن يكون العمل من بعد متاحاً لفئة معينة  من الموظفين الذين يحافظون على مستوى معين من الثبات في الأداء.

بعض الأعمال تتمتع بمرونة أكثر للتوافق مع العمل عن بعد ولكن ربما لا يكون هذا مجال اختيار في ظروف معينة. كما هو الحال في التعامل مع وباء كورونا الذي اجتاح العالم اليوم كمرض معدٍ وخطير يمكنه أن ينتقل بسرعة بين الأشخاص الذين يتواجدون في حيز مكاني ضيق مما جعل التباعد الاجتماعي والوقاية الشخصية أفضل وسيلتين للحماية منه والوقاية من العدوى به. والان وبعد مرور مدة على الواقع الجديد المرتبط بانتشار المرض وعدم وجود أي ملامح لمصل أو علاج قريب، رأت حكومات في مختلف أنحاء العالم أنه من الضروري إنقاذ الاقتصاد عبر وسائل من ضمنها حزم الإنقاذ المالية سواء في شكل معونات مباشرة أو إعفاءات من رسوم مستحقة وكذلك السماح بالعودة للعمل في بعض القطاعات بشكل تدريجي مع مراعاة التباعد الاجتماعي لتفادي العدوى المحتملة من الاتصال عن قرب بين الموظفين والعاملين.

هناك خيارات وأساليب متعددة للانتقال للعمل عن بعد فقد منحت بعض شركات التقنية موظفيها فرصة العمل عن بعد لوقت غير محدود.

وبالنسبة للقطاعات التي نقلت أعمالها أو بدأت في الانتقال إلى العمل عن بعد كان ذلك نجاحاً في اجتياز جزء محوري من الأزمة فهي قد اجتازت مقداراً من عمليات التهيئة والانتقال إلى نظام العمل عن بعد وهو أمر ربما تحتاج القطاعات الأخرى إلى تكبد تكاليفه وتحمل صعوباته في وقت قصير،  وذلك قد يؤثر على جودة الناتج ومستوى الخدمات التي تقدمها.

بعض الشركات- ربما لطبيعة عملها – منحت موظفيها فرصة العمل عن بعد وللأبد  كما هو الحال مع شركة "تويتر"، حيث قالت الشركة : إذا كانت أدوار موظفينا وأوضاعهم تجعلهم يعملون من البيت، وهم يريدون الاستمرار في ذلك، فسوف نوافق عليه". شركتا "فيسبوك "و"غوغل" أوائل شهر مايو ٢٠٢٠  قالتا إن موظفيهما يستطيعون العمل من البيت حتى نهاية العام الحالي.(1) 

قد لا يتوفر لجميع الشركات طبيعة العمل التي تسمح بعمل الموظفين عن بعد كما هي الحال لشركات التقنية كما لا تتاح للعديد منها الموارد الكافية للعمل من مقرات احتياطية مجهزة للعمل أثناء الطواريء مثل بعض الشركات الكبرى  (2) ولذلك فقد يلجأ بعض المدراء إلى تغيير نظام العمل إلى طريقة المناوبات لتقليل أو منع الاحتكاك المباشر مع الموظفين، ربما يتطلب الانتقال للعمل عن بعد مراجعة أنظمة العمل واستشارة أقسام الموارد البشرية في الشركة أو مراعاة تعاقدات الموظفين والتأكد من  الحاجة إلى تحديث إقرارات الموظفين المتعلقة بالتعديلات على نمط وأسلوب العمل  والتأكد من فهمهم لها بوضوح، العديد من الأنظمة تتيح تغييرات من هذا النوع ولكن. الإدارة تحتاج إلى التأكد من عدم وجود أي إشكالات تعيق سلاسة الانتقال لنمط العمل الجديد.

المسؤولية الطبيعية للإدارة تفرض القيام بكل ما من شأنه حماية العاملين والزبائن والمجتمع.

على الإدارة تفهم المسؤولية الطبيعية لها في حماية موظفيها وزبائنها والمجتمع جنباً إلى جنب مع القرارات التي تقرها السلطات المحلية، لكن معرفة المدير بتفاصيل عمله ربما تعطيه القدرة على تصور أكثر واقعية للمخاطر المحتملة على الأفراد خاصة في المنشآت التي تحتوي أعداداً كبيرة من العاملين، ومن ناحية إنتاجية أيضا تعتبر إصابة واحدة كافية لإغلاق مقرات كاملة أو خطوط إنتاج والقيام بعمليات تطهير وتنظيف مكلفة ومضيعة للوقت.

بالنسبة للأعمال التي ترغب في الانتقال إلى الرقمية أو التي شعرت أنها بحاجة إلى بعض ميزات الرقمنة قد يكون في الوضع الاستثنائي الذي يعيشه العالم فرصة ليس فقط للحصول على تلك الميزات بل وللتعرف على مكامن الخلل واحتياجات التطوير لديها. 
مستشار الأعمال الخبير أو المرخص يمكن أن يقدم نصائح مهمة للمنشآت الراغبة في الانتقال للعمل عن بعد عادة ما يبدأ بتحليل المنشأة وتحديد نموذج الأعمال الذي تتبعه ثم يقوم بفحص تصميم نظام العمل بدءاً بالخدمة أو المنتج الذي تقدمه منظمة العمل وانتهاء بجداول العمليات والتنفيذ  

تعاني الكثير من المنشآت من العفوية وانعدام خطة مصممة بعناية للعمل، ولذلك فإنها لا تعي مقدار الهدر في الموارد الذي تتكبده أثناء التشغيل وتستمر في أعمالها بناء على رواج المنتج أو الخدمة التي تقدمها أو امتلاكها لموقع متميز في سوق العمل تحقق بسببه أرقاماً مرضية في المبيعات.

وبالنسبة للمنشآت التي ترغب في الحصول على خدمات استشارية من هذ النوع يمكن أن تقوم ببعض الاستعدادات والبيانات التي تسهل عليها مهمة الحصول على استشارة سليمة من المستشار المختص في وقت قصير.

بروفايل العمل الذي يغطي العناصر الأساسية لمهمة المنشأة ودور منظومة العمل لديها في صناعة المنتج النهائي، تحليل دورة حياة المنتج وعلاقة المنتج ومواصفاته بالعميل أو المستهلك النهائي، الأهداف الإنتاجية وعلاقتها بالطلب على المنتج وكيفية إدارة الطاقة الإنتاجية وآلية التعامل مع المخزون في ظروف الطلب المختلفة وآلية التعامل مع الموردين وأسلوب إدارة المخزون، تحليل العمل والوظائف الموجودة فيه مسألة غاية في الأهمية، كما أن من الجيد وجود سجل بالظروف الغير اعتيادية سلباً وإيجاباً خلال المراحل السابقة من عمل المنظومة وسجل بالأخطاء والطوارئ السابقة وكيف تم التعامل معها إن أمكن لإعطاء رؤية واضحة حول أثر التغيرات التي يمكن حصولها عند الانتقال إلى العمل عن بعد لكامل قوة العمل أو لجزء منها.

فيما يلي الأسس و الخطوط العريضة التي قدمها أحد المختصين لبناء نموذج للعمل عن بعد عبر الانترنت، وهي مقدمة من أحد المختصين مع الإشارة إلى أن إطار العمل المقترح يركز على بيئة عمل أقرب إلى القطاع العام أو الحكومي ومع ذلك فإنها تعطي الأسس المطلوبة لأي عملية انتقال نحو العمل عن بعد بواسطة فريق لديه القدرة على تنفيذ مهام عمله الأساسية بالقدر المطلوب في الظروف العادية:

لزيادة الطاقة الاستيعابية لمنظومة العمل لابد من التأكد من أن
1- بنية تجهيزات تتمتع بالاعتمادية والملاءمة.
2- نظام لمشاركة الملفات يتمتع بالتحكم والأمان.
 3- دعم فني فعال لإصلاح المشكلات الفنية الطارئة.

ومن ناحية تنظيم العمل وبناء الهيكلية والعمليات، وما يلزم مراعاته للحفاظ على ثقافة المنشأة التي بنيت لتستوعب متطلبات العمل واحتياجاته فتحتاج الإدارة إلى التأكد من تطوير أسلوبها في النواحي التالية:  

-  نظام قادر على تقسيم الفريق إلى وحدات تقسيماً يسمح بتبادل المعلومات واتخاذ القرار بفعالية والتواصل بين أعضاء الوحدات الدائمين والمتنقلين، وفي نفس الوقت يتيح قنوات التواصل والنقاش فيما يتطلبه العمل عن بعد كما كان بصورته الاعتيادية.  -    نمط لقيادة الفريق يمكنه متابعة الأعمال ويركز على وجود أهداف أداء أو إنتاجية محددة بوقت وزمن تنفيذ تؤطر العمل عن بعد وتضمن تحقيقه لأهداف منظومة العمل ، أهداف محددة ، مربوطة زمنياً، مدد إنجاز ومواعيد تسليم نهائية, اجتماعات افتراضية دورية ، جداول عمل واضحة للجميع. -  ثقافة أداء تتناسب مع نظام عمل عن بعد ، تحافظ على الجوانب المهمة والجوانب التكميلية الإضافية، وتتأكد من وجود نمط عمل صحي يدعم وجود بيئة عمل سليمة ومستدامة (3).

مصادر
1	BBC	تويتر تسمح لموظفيها بالعمل من البيت "باستمرار"	https://www.bbc.com/arabic/science-and-tech-52645812
2	BBC	كيف أجبر الوباء بعض الشركات على العمل من مقرات سرية؟	https://www.bbc.com/arabic/magazine-52047261
3	Chloe Xu	Tips on Remote Working ( In Teams)	https://www.12manage.com/forum.asp?TB=tuckman_stages_team_development&S=21